Tilapalveluiden tietosuoja

Kameravalvonnan henkilöstörekisterin tietosuojaseloste löytyy EHS Compassin sivuilta: https://app.ehscompass.ramboll.com/registers/data_protection/operations/235/description.html?translation=fi

Henkilörekisterin tiedot

1. Rekisterin nimi

Tampereen Tilapalvelut Oy:n sopimusrekisteri

2. Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus

• Sopimustenhallinta ja -valvonta
• Asiakassuhteiden ylläpito
• Tilausten tekeminen
• Sopimusten uusinta ja irtisanominen

Sopimusrekisteriin tallennetaan Tilapalvelut Oy:n sopimukset. Rekisterin avulla sopimusasiakirjat ovat saatavilla ja hyödynnettävissä yhtiön päivittäisessä sisäisessä toiminnassa. Rekisteriin rekisteröidyt ovat henkilöitä, joilla on asiallinen yhteys rekisterinpitäjään sopimuskumppanien edustajina.

Sopimukset ovat niiden yhtiön työntekijöiden saatavilla, jotka tietoa työssään tarvitsevat. Lisäksi puitesopimusten tiedot ovat Kiinteistöt, tilat ja asuntopolitiikka -palveluryhmän työntekijöiden saatavilla.

3. Rekisterinpitäjä

Tampereen Tilapalvelut Oy, y-tunnus 2863261-6

4. Rekisteristä vastaava henkilö, tehtävänimike ja yhteystiedot

Hallintopäällikkö  Mauri Heikkinen
Tampereen Tilapalvelut Oy
PL 1000, 33101 Tampere
puhelin 040 773 4505

5. Rekisterin yhteyshenkilö ja yhteystiedot

Hankintapäällikkö Mira Malmi-Jylänki
Tampereen Tilapalvelut Oy
PL 1000, 33101 Tampere
puhelin 040 630 6914

6. Rekisterin henkilötietojen käsittelyä on ulkoistettu toimeksiantosopimuksella

Ei

7. Henkilötietojen käsittelyn lainmukaisuus

A)

• Sopimuksen täytäntöönpano

B)

Rekisteri on viranomaistoiminnan rekisteri

• Ei

Rekisteri on julkishallinnon vapaaehtoisen tehtävän rekisteri

• Ei

C)

Rekisterin tietoja käytetään automatisoituihin yksittäispäätöksiin, profilointi mukaan lukien

• Ei

Henkilörekisterin henkilötiedot, tietolähteet ja tietojen luovutus

8.Rekisterissä olevat henkilötiedot

• Sopimusyhteyshenkilöiden yhteystiedot (nimi, sähköposti, puhelinnumero, tehtävänimike)
• Sopimuskumppanin työntekijöiden tietoja (kuva, syntymäaika, koulutus, työkokemus, pätevyydet)

9. Rekisteritietojen ylläpitojärjestelmät (järjestelmän/sovelluksen nimi/nimet)

• Intranet (Tilapalvelut Oy)
• Microsoft Office
• Sisäverkon suojattu/käyttöoikeuksien rajoitettu verkkolevy
• Virta-työtilat

10. Rekisterissä on manuaalista (paperi) aineistoa

• Kyllä, Tilapalvelut Oy:n paperiarkisto

11. Rekisterin tietolähteet

• Sopimuskumppani

12. Tietojen suojaamisen periaatteet

Tietojen säilytystä, arkistointia, hävittämistä ja muuta käsittelyä ohjataan arkistointiohjeilla ja tietoturva- ja tietosuojaohjeistuksella. Rekisteriin sähköisesti tallennetut tiedot on suojattu niin, että niitä pääsee katsomaan vain siihen oikeutettu henkilö. Jokainen käyttäjä hyväksyy Tietojen ja tietojärjestelmien käyttöä ja salassapitoa koskevan sitoumuksen käyttöoikeudet saadessaan.

Sopimusrekisterin tiedot on suojattu käyttöoikeuksin. Manuaalinen aineisto on lukollisessa arkistotilassa.

13. Rekisterissä olevien henkilötietojen luovutus

Tietojen säännönmukainen luovutus

• Ei

14. Rekisterin tietojen siirto kolmanteen maahan tai kansainväliselle järjestölle (EU:n tai Euroopan talousalueen (ETA) ulkopuolelle)

• Ei

15. Henkilötietojen säilytysajat/Säilytysajan määrittämiskriteerit

Sopimusten säilytysaika on määritetty Tilapalveluiden arkistonmuodostussuunnitelmassa.

Taloushallinnon henkilöstörekisterin tietosuojaseloste löytyy EHS Compassin sivuilta: https://app.ehscompass.ramboll.com/registers/data_protection/operations/228/description.html?translation=fi

Henkilöstöhallinnon henkilöstörekisterin tietosuojaseloste löytyy EHS Compassin sivuilta:https://app.ehscompass.ramboll.com/registers/data_protection/operations/227/description.html?translation=fi

Hankehallinnon henkilöstörekisterin tietosuojaseloste löytyy EHS Compassin sivuilta: https://app.ehscompass.ramboll.com/registers/data_protection/operations/232/description.html?translation=fi

Kiinteistöjen ylläpidon ja kohdejohtamisen henkilöstörekisterin tietosuojaseloste löytyy EHS Compassin sivuilta: https://app.ehscompass.ramboll.com/registers/data_protection/operations/234/description.html?translation=fi

Paikantamisen henkilöstörekisterin tietosuojaseloste löytyy EHS Compassin sivuilta: https://app.ehscompass.ramboll.com/registers/data_protection/operations/262/description.html?translation=fi

Toimittajahallinnan henkilörekisterin tietosuojaseloste löytyy EHS Compassin sivuilta: https://app.ehscompass.ramboll.com/registers/data_protection/operations/231/description.html?translation=fi

Henkilörekisterin tiedot

1. Rekisterin nimi

Tampereen Tilapalvelut Oy:n ylläpidon henkilörekisteri

2. Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus

Kiinteistöjen ylläpitoon ja palveluiden järjestämiseen liittyvät tehtävät. Varmistetaan yhteyshenkilöiden helppo saavutettavuus.

Rekisteriin rekisteröidyt ovat henkilöitä, joilla on asiallinen yhteys rekisterinpitäjään joko palveluiden tuottajana, tilaajana tai tilojen käyttäjinä.

3. Rekisterinpitäjä

Tampereen Tilapalvelut Oy, y-tunnus 2863261-6

4. Rekisteristä vastaava henkilö, tehtävänimike ja yhteystiedot

Ylläpitopäällikkö Tapio Seppälä
Tampereen Tilapalvelut Oy
PL 1000, 33101 Tampere
puhelin 050 596 7619

5. Rekisterin yhteyshenkilö ja yhteystiedot

Ylläpitopäällikkö Tapio Seppälä
Tampereen Tilapalvelut Oy
PL 1000, 33101 Tampere
puhelin 050 596 7619

6. Rekisterin henkilötietojen käsittelyä on ulkoistettu toimeksiantosopimuksella

Kyllä

7. Henkilötietojen käsittelyn lainmukaisuus

A)

• Suostumus
• Sopimuksen täytäntöönpano

B)

Rekisteri on viranomaistoiminnan rekisteri

• Ei

Rekisteri on julkishallinnon vapaaehtoisen tehtävän rekisteri

• Ei

C)

Rekisterin tietoja käytetään automatisoituihin yksittäispäätöksiin, profilointi mukaan lukien

• Ei

Henkilörekisterin henkilötiedot, tietolähteet ja tietojen luovutus

8. Rekisterissä olevat henkilötiedot

Kuvaus rekisteröityjen ryhmistä ja henkilötietoryhmistä:

• Käyttäjien tiedot (Toimenkuva, nimi, puhelin, matkapuhelin, sähköposti, kieli, RES-julkaisuavain, PRIS-julkaisuavain) (Kiinteistötieto)
• Yritysrekisteri (yksityishenkilö) (Nimi, henkilötunnus, osoitetiedot, puhelin, sähköposti ja pankkiyhteys) (Kiinteistötieto)
• Yritysrekisteri (yritys) (Nimi, osoitetiedot, puhelin ja sähköposti) (Kiinteistötieto)
• Käyttäjärekisteri (Nimi, käyttäjäryhmä, osoite, sähköposti, puhelin, fax, henkilötunnus, ammatti, työnantaja, palkkaperuste, kieli, verkkolaskutusosoite ja lisätiedot) (Kiinteistötieto)
• Tilapalvelut Oy:n kohteiden isännöitsijät ja muu henkilöstö (Nimi, puhelin) (RES)
• Palvelupyyntöjen tekijät (asiakkaat)
• Palveluntuottajat ja heidän yhteystietonsa
• Asiakaspalveluun soitettujen puheluiden tallennus

9. Rekisteritietojen ylläpitojärjestelmät (järjestelmän/sovelluksen nimi/nimet)

• Haahtela kiinteistötieto
• Haahtela RES
• Haahtela Pris
• E-lomake
• Sisäverkon suojattu/käyttöoikeuksien rajoitettu verkkolevy
• Virta-työtilat
• Telia Ace

10. Rekisterissä on manuaalista (paperi) aineistoa

Kyllä

11. Rekisterin tietolähteet

• Rekisteröity itse
• Rekisteröidyn esimies
• Tilojen käyttäjät
• Tampereen kaupunki (Kiinteistöt, tilat ja asuntopolitiikka -palveluryhmä)
• Tredu kiinteistöt Oy
• Tampereen Palvelukiinteistöt Oy

12. Tietojen suojaamisen periaatteet

Tietojen säilytystä, arkistointia, hävittämistä ja muuta käsittelyä ohjataan arkistonmuodostus-suunnitelmilla ja tietoturva- ja tietosuojaohjeistuksilla. Rekisteriin sähköisesti tallennetut tiedot on suojattu niin, että niitä pääsee katsomaan vain siihen oikeutettu henkilö. Jokainen käyttäjä hyväksyy Tietojen ja tietojärjestelmien käyttöä ja salassapitoa koskevan sitoumuksen käyttöoikeudet saadessaan.

13. Rekisterissä olevien henkilötietojen luovutus

Tietojen säännönmukainen luovutus

• Ei

14. Rekisterin tietojen siirto kolmanteen maahan tai kansainväliselle järjestölle (EU:n tai Euroopan talousalueen (ETA) ulkopuolelle)

Ei

15. Henkilötietojen säilytysajat/Säilytysajan määrittämiskriteerit

Säilytys toteutetaan yhtiön ja Tampereen kaupungin arkistonmuodostussuunnitelmien mukaisesti siltä osin kuin yhtiön henkilörekistereihin liittyvää palvelua ostetaan Tampereen kaupungilta. Asiakaspalvelujärjestelmään soitettujen puheluiden tallenteet säilytetään 3 kuukautta/93 päivää.

Asiakasrekisterin tietosuojaseloste löytyy EHS Compassin sivuilta: https://app.ehscompass.ramboll.com/registers/data_protection/operations/230/description.html?translation=fi

Rekisteröidyn oikeudet ja niiden toteuttaminen Tampereen Tilapalvelut Oy:n henkilörekistereissä

EU:n yleinen tietosuoja-asetus (EU) 2016/679 takaa henkilölle, jonka tietoja käsitellään (=rekisteröity), erilaisia oikeuksia. Oikeuksia sovelletaan eri tavalla riippuen henkilötietojen käsittelyperusteesta. Henkilöllä on mm. oikeus tietää, käsitelläänkö hänen henkilötietojaan ja mitä henkilötietoja käsitellään sekä pyytää itseään koskevat tiedot. Henkilöllä on myös oikeus vaatia virheelliset henkilötiedot oikaistavaksi.

Tietojen tarkastusoikeus (oikeus saada pääsy tietoihinsa, artikla 15)

Henkilöllä on oikeus tietää, käsitelläänkö hänen henkilötietojaan vai ei, ja mitä henkilötietoja hänestä on tallennettu. Tampereen Tilapalvelut Oy toimittaa rekisteröidyn pyynnöstä tiedot mahdollisimman pian ilman aiheetonta viivytystä. Määräaika tietojen toimittamiseksi tai tietopyyntöön liittyvien lisätietojen antamiseksi on kuukausi pyynnön vastaanottamisesta. Mikäli tietopyyntö on poikkeuksellisen monimutkainen ja laaja, määräaikaa voidaan jatkaa kahdella kuukaudella.

Rekisteröidyn tiedot toimitetaan lähtökohtaisesti maksutta. Jos jäljennöksiä pyydetään useampia, Tilapalvelut voi kuitenkin periä niistä hallinnollisiin kustannuksiin perustuvan kohtuullisen maksun. Mikäli tietopyyntö on ilmeisen perusteeton ja kohtuuton, erityisesti jos tietopyyntöjä esitetään toistuvasti, Tilapalvelut voi periä tietojen toimittamisesta aiheutuneet hallinnolliset kustannukset tai kieltäytyä kokonaan toimittamasta tietoja. Tällaisessa tapauksessa Tilapalvelut osoittaa pyynnön ilmeisen perusteettomuuden tai kohtuuttomuuden.

Mikäli Tilapalvelut ei toimita tietoja, annetaan asiasta kirjallinen todistus. Samassa yhteydessä kerromme oikeudesta oikeussuojakeinoihin, esimerkiksi mahdollisuudesta tehdä valitus valvontaviranomaiselle.

Oikeus tietojen oikaisemiseen (artikla 16)

Henkilöllä on oikeus vaatia, että häntä koskevat virheelliset, epätarkat tai puutteelliset henkilötiedot oikaistaan tai täydennetään ilman aiheetonta viivytystä. Lisäksi henkilöllä on oikeus vaatia, että tarpeettomat henkilötiedot poistetaan. Tarpeettomuutta ja virheellisyyttä arvioidaan tietojen tallennushetken mukaan.

Ellei Tilapalvelut hyväksy oikaisupyyntöä, annetaan asiasta kirjallinen todistus, jossa mainitaan ne syyt, joihin perustuen vaatimusta ei ole hyväksytty. Samoin tiedotamme oikeudesta oikeussuojakeinoihin, esimerkiksi mahdollisuudesta tehdä valitus valvontaviranomaiselle.

Oikeus tulla unohdetuksi (artikla 17)

Henkilöllä on vain tietyissä poikkeustapauksissa oikeus saada henkilötietonsa kokonaan poistettua Tilapalveluiden rekistereistä (oikeus tulla unohdetuksi). Tällaista oikeutta ei kuitenkaan ole niissä tapauksissa, kun henkilötietojen käsittely on tarpeellista lakisääteisen velvoitteen noudattamiseksi tai Tilapalveluille kuuluvan julkisen vallan käyttämistä varten. Tietojen säilyttämisessä ja poistamisessa noudatetaan Tilapalveluiden arkistointiohjeita ja lainsäädännön velvoittamia tietojen säilytysaikoja.

Oikeus käsittelyn rajoittamiseen (artikla 18)

Henkilöllä voi tietyissä tilanteissa olla oikeus pyytää henkilötietojensa käsittelyn rajoittamista siksi aikaa, kunnes hänen tietonsa on asianmukaisesti tarkistettu ja korjattu tai täydennetty.

Oikeus siirtää tiedot järjestelmästä toiseen (artikla 20)

Oikeus ei koske sellaista henkilötiedon käsittelyä, joka on tarpeen yleistä etua koskevan tehtävän suorittamiseksi tai rekisterinpitäjälle kuuluvan julkisen vallan käyttämiseksi. Näinollen pääsääntöisesti oikeutta ei sovelleta Tilapalveluiden henkilörekistereihin liittyen.

Vastustamisoikeus (artikla 21)

Henkilöllä on oikeus henkilökohtaiseen, erityiseen tilanteeseensa perustuen milloin tahansa vastustaa henkilötietojensa käsittelyä silloinkin, kun käsittely perustuu yleistä etua koskevan tehtävän suorittamista tai Tilapalveluille kuuluvan julkisen vallan käyttämistä. Tässä tapauksessa tietoja voidaan käsitellä edelleen vain, jos käsittelyyn on olemassa huomattavan tärkeä ja perusteltu syy, joka voidaan osoittaa.

Oikeus tehdä valitus viranomaiselle (artikla 77)

Henkilöllä on oikeus tehdä valitus erityisesti vakinaisen asuin- tai työpaikkansa sijainnin mukaiselle valvontaviranomaiselle, jos hän katsoo, että henkilötietojen käsittelyssä rikotaan EU:n yleistä tietosuoja-asetusta (EU) 2016/679. Tämän lisäksi henkilöllä on oikeus käyttää muita hallinnollisia muutoksenhakukeinoja sekä oikeussuojakeinoja.

Henkilöllä on oikeus myös nostaa kanne rekisterinpitäjää tai henkilötietojen käsittelijä-organisaatiota vastaan, jos hän katsoo oikeuksiaan loukatun sen takia, ettei hänen henkilötietojensa käsittelyssä ole noudatettu tietosuoja-asetusta.

Kuinka oikeudet toteutetaan?

Ottakaa yhteyttä Tilapalveluiden tietosuojavastaavaan tai rekisterin yhteyshenkilöön.

Tietosuojavastaava:

Antti Räsänen
ICT-päällikkö
040 806 3145
etunimi.sukunimi@tilapa.fi

• osallistuu organisaation henkilötietojen käsittelyä koskevaan suunnittelutoimintaan
• osallistuu rekisterinpitäjän hyväksymiin tietoturva- ja tietosuojaohjeita koskevaan valmisteluun ja ylläpitoon
• seuraa ja valvoo henkilötietojen käsittelyä ja niiden suojausmenetelmiä
• osallistuu rekisterinpitäjän henkilöstölle annettavan tietosuojakoulutuksen toteuttamiseen
• tukee henkilökuntaa ja rekisteröityjä tietosuoja-asioissa
• toimii yhdyssiteenä valvontaviranomaisiin
• raportoi organisaation johdolle tietosuojan tilasta ja kehittämistarpeista mukaan lukien sisäiset auditoinnit ja käytönvalvonta
• vastaa organisaation johdon osoittamista muista tietosuojaa tukevista tehtävistä

Rekisteröidyn oikeudet ja niiden toteuttaminen Tampereen Tilapalvelut Oy:n henkilörekistereissä

EU:n yleinen tietosuoja-asetus (EU) 2016/679 takaa henkilölle, jonka tietoja käsitellään (=rekisteröity), erilaisia oikeuksia. Oikeuksia sovelletaan eri tavalla riippuen henkilötietojen käsittelyperusteesta. Henkilöllä on mm. oikeus tietää, käsitelläänkö hänen henkilötietojaan ja mitä henkilötietoja käsitellään sekä pyytää itseään koskevat tiedot. Henkilöllä on myös oikeus vaatia virheelliset henkilötiedot oikaistavaksi.

Tietojen tarkastusoikeus (oikeus saada pääsy tietoihinsa, artikla 15)

Henkilöllä on oikeus tietää, käsitelläänkö hänen henkilötietojaan vai ei, ja mitä henkilötietoja hänestä on tallennettu. Tampereen Tilapalvelut Oy toimittaa rekisteröidyn pyynnöstä tiedot mahdollisimman pian ilman aiheetonta viivytystä. Määräaika tietojen toimittamiseksi tai tietopyyntöön liittyvien lisätietojen antamiseksi on kuukausi pyynnön vastaanottamisesta. Mikäli tietopyyntö on poikkeuksellisen monimutkainen ja laaja, määräaikaa voidaan jatkaa kahdella kuukaudella.

Rekisteröidyn tiedot toimitetaan lähtökohtaisesti maksutta. Jos jäljennöksiä pyydetään useampia, Tilapalvelut voi kuitenkin periä niistä hallinnollisiin kustannuksiin perustuvan kohtuullisen maksun. Mikäli tietopyyntö on ilmeisen perusteeton ja kohtuuton, erityisesti jos tietopyyntöjä esitetään toistuvasti, Tilapalvelut voi periä tietojen toimittamisesta aiheutuneet hallinnolliset kustannukset tai kieltäytyä kokonaan toimittamasta tietoja. Tällaisessa tapauksessa Tilapalvelut osoittaa pyynnön ilmeisen perusteettomuuden tai kohtuuttomuuden.

Mikäli Tilapalvelut ei toimita tietoja, annetaan asiasta kirjallinen todistus. Samassa yhteydessä kerromme oikeudesta oikeussuojakeinoihin, esimerkiksi mahdollisuudesta tehdä valitus valvontaviranomaiselle.

Oikeus tietojen oikaisemiseen (artikla 16)

Henkilöllä on oikeus vaatia, että häntä koskevat virheelliset, epätarkat tai puutteelliset henkilötiedot oikaistaan tai täydennetään ilman aiheetonta viivytystä. Lisäksi henkilöllä on oikeus vaatia, että tarpeettomat henkilötiedot poistetaan. Tarpeettomuutta ja virheellisyyttä arvioidaan tietojen tallennushetken mukaan.

Ellei Tilapalvelut hyväksy oikaisupyyntöä, annetaan asiasta kirjallinen todistus, jossa mainitaan ne syyt, joihin perustuen vaatimusta ei ole hyväksytty. Samoin tiedotamme oikeudesta oikeussuojakeinoihin, esimerkiksi mahdollisuudesta tehdä valitus valvontaviranomaiselle.

Oikeus tulla unohdetuksi (artikla 17)

Henkilöllä on vain tietyissä poikkeustapauksissa oikeus saada henkilötietonsa kokonaan poistettua Tilapalveluiden rekistereistä (oikeus tulla unohdetuksi). Tällaista oikeutta ei kuitenkaan ole niissä tapauksissa, kun henkilötietojen käsittely on tarpeellista lakisääteisen velvoitteen noudattamiseksi tai Tilapalveluille kuuluvan julkisen vallan käyttämistä varten. Tietojen säilyttämisessä ja poistamisessa noudatetaan Tilapalveluiden arkistointiohjeita ja lainsäädännön velvoittamia tietojen säilytysaikoja.

Oikeus käsittelyn rajoittamiseen (artikla 18)

Henkilöllä voi tietyissä tilanteissa olla oikeus pyytää henkilötietojensa käsittelyn rajoittamista siksi aikaa, kunnes hänen tietonsa on asianmukaisesti tarkistettu ja korjattu tai täydennetty.

Oikeus siirtää tiedot järjestelmästä toiseen (artikla 20)

Oikeus ei koske sellaista henkilötiedon käsittelyä, joka on tarpeen yleistä etua koskevan tehtävän suorittamiseksi tai rekisterinpitäjälle kuuluvan julkisen vallan käyttämiseksi. Näinollen pääsääntöisesti oikeutta ei sovelleta Tilapalveluiden henkilörekistereihin liittyen.

Vastustamisoikeus (artikla 21)

Henkilöllä on oikeus henkilökohtaiseen, erityiseen tilanteeseensa perustuen milloin tahansa vastustaa henkilötietojensa käsittelyä silloinkin, kun käsittely perustuu yleistä etua koskevan tehtävän suorittamista tai Tilapalveluille kuuluvan julkisen vallan käyttämistä. Tässä tapauksessa tietoja voidaan käsitellä edelleen vain, jos käsittelyyn on olemassa huomattavan tärkeä ja perusteltu syy, joka voidaan osoittaa.

Oikeus tehdä valitus viranomaiselle (artikla 77)

Henkilöllä on oikeus tehdä valitus erityisesti vakinaisen asuin- tai työpaikkansa sijainnin mukaiselle valvontaviranomaiselle, jos hän katsoo, että henkilötietojen käsittelyssä rikotaan EU:n yleistä tietosuoja-asetusta (EU) 2016/679. Tämän lisäksi henkilöllä on oikeus käyttää muita hallinnollisia muutoksenhakukeinoja sekä oikeussuojakeinoja.

Henkilöllä on oikeus myös nostaa kanne rekisterinpitäjää tai henkilötietojen käsittelijä-organisaatiota vastaan, jos hän katsoo oikeuksiaan loukatun sen takia, ettei hänen henkilötietojensa käsittelyssä ole noudatettu tietosuoja-asetusta.

Kuinka oikeudet toteutetaan?

Ottakaa yhteyttä Tilapalveluiden tietosuojavastaavaan tai rekisterin yhteyshenkilöön.

Tietosuojavastaava:

Antti Räsänen
ICT-päällikkö
040 306 3145
etunimi.sukunimi@tilapa.fi