Tilapalveluiden tietosuoja

EU:n yleinen tietosuoja-asetus (GDPR)

Tietosuoja-asetusta sovelletaan 25.5.2018 lähtien. Sen myötä henkilötietojen käsittelysäännöt tarkentuvat ja kiristyvät. Tietosuoja-asetuksen vaatimukset on huomioitava kaikessa henkilötietojen käsittelyssä: prosesseissa, tietojärjestelmissä ja hankinnoissa.

Uuden lainsäädännön tavoitteena on parantaa henkilötietojen suojaa ja rekisteröityjen oikeuksia. Henkilötietojen asianmukainen käsittely lisää avoimuutta ja läpinäkyvyyttä sekä vahvistaa rekisteröityjen oikeuksia valvoa henkilötietojensa käsittelyä.

Tilapalvelut Oy:n toiminnassa käsitellään erilaisia henkilötietoja mm. henkilöstöhallinnon, taloushallinnon ja kameravalvonnan yhteydessä. Tilapalvelut Oy on tästä johtuen velvoitettu osoittamaan, että tietosuoja-asiat on huomioitu riittävän hyvin sen toiminnassa.  Meidän tulee toisin sanoen varmistaa, että henkilötietoja käsitellään lainmukaisesti, asianmukaisesti ja rekisteröidyn kannalta läpinäkyvästi. Tämän lisäksi henkilötietoja on käsiteltävä tavalla, jolla varmistetaan henkilötietojen asianmukainen turvallisuus, mukaan lukien suojaaminen luvattomalta ja lainvastaiselta käsittelyltä sekä vahingossa tapahtuvalta häviämiseltä tai tuhoutumiselta.

Tilapalveluiden tietosuojaselosteet

Laki edellyttää Tilapalveluita rekisterinpitäjänä laatimaan jokaisesta henkilörekisteristä tietosuojaselosteen. Selosteen avulla informoidaan esimerkiksi asiakkaita siitä, miksi heidän tietojaan kerätään ja mihin tietoja käytetään.

Henkilörekisterin tiedot

  1. Rekisterin nimi

Tampereen Tilapalvelut Oy:n kameravalvonnan henkilörekisteri

 

  1. Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus

  • Kulunvalvonta
  • Henkilöturvallisuuden varmistaminen
  • Turvallisuutta vaarantavien tilanteiden ennaltaehkäiseminen
  • Yleiselle turvallisuudelle uhkaa aiheutuneen tilanteen selvittäminen
  • Työtapaturman tai työturvallisuudelle uhkaa aiheuttaneen tilanteen selvittäminen
  • Omaisuuden suojaaminen
  • Väärinkäytöksien estäminen
  • Väärinkäytöksien selvittäminen
  • Työntekijän etujen ja oikeuksien varmistaminen

Laki yksityisyyden suojasta työelämässä (759/2004) 16 §:n 1 momentin mukaisesti työnantaja saa toteuttaa jatkuvasti kuvaa välittävän tai kuvaa tallentavan teknisen laitteen käyttöön perustuvaa valvontaa (kameravalvonta) käytössään olevissa tiloissa työntekijöiden ja muiden tiloissa oleskelevien henkilökohtaisen turvallisuuden varmistamiseksi, omaisuuden suojaamiseksi tai tuotantoprosessien asianmukaisen toiminnan valvomiseksi sekä turvallisuutta, omaisuutta tai tuotantoprosessia vaarantavien tilanteiden ennaltaehkäisemiseksi tai selvittämiseksi.

Lisäksi rekisterin tietoja on oikeus työnantajalla käyttää yksityisyyden suojasta työelämässä annetun lain 17 §:n 2 momentin 1-3 kohdissa yksilöidyissä tilanteissa työsuhteen päättämisen perusteen toteennäyttämiseksi, naisten ja miesten välisestä tasa-arvosta annetussa laissa (609/1986) tarkoitetun häirinnän tai ahdistelun taikka työturvallisuuslaissa (738/2002) tarkoitetun häirinnän ja epäasiallisen käytöksen selvittämiseksi ja toteen näyttämiseksi sekä työtapaturman tai muun työturvallisuuslaissa tarkoitettua vaaraa tai uhkaa aiheuttaneen tilanteen selvittämiseksi.

 

  1. Rekisterinpitäjä

Tampereen Tilapalvelut Oy, y-tunnus 2863261-6

 

  1. Tietosuojavastaava

Tietosuojavastaava Antti Räsänen
Tampereen Tilapalvelut Oy
PL 1000, 33101 Tampere
Puhelin 040 806 3145

 

  1. Rekisterin yhteyshenkilö ja yhteystiedot

Huoltoinsinööri Matti Pulkkinen
Tampereen Tilapalvelut Oy
PL 1000, 33101 Tampere
puhelin 0500 806 053

 

  1. Rekisterin henkilötietojen käsittelyä on ulkoistettu toimeksiantosopimuksella

  • Kyllä

Lisätietoa ulkoistetusta käsittelystä:

Rekisterin sähköisten tietojärjestelmien ja niiden palvelimien ylläpitotehtäviin ja sovellusasiantuntijatukeen liittyy toimeksiantoja.

 

  1. Henkilötietojen käsittelyn lainmukaisuus

A)

  • Oikeutettu etu.Rekisterinpitäjän oikeutettu etu perustuu rekisterinpitäjän oikeuteen suojata ja valvoa rekisterinpitäjän omaisuutta sekä huolehtia rekisterinpitäjän kiinteistöjen ja tilojen turvallisuudesta. Kameravalvonta on järjestetty siten, ettei se loukkaa rekisteröityjen yksityisyyden suojaa enempää kuin on rekisterinpitäjän määrittelemien käyttötarkoitusten perusteella tarpeen. Rekisteröityjen oikeudet ja vapaudet eivät syrjäytä rekisterinpitäjän oikeutettua etua.

B)

  • Rekisteri on viranomaistoiminnan rekisteri

C)

Rekisterin tietoja käytetään automatisoituihin yksittäispäätöksiin, profilointi mukaan lukien

  • Ei

 

Henkilörekisterin henkilötiedot, tietolähteet ja tietojen luovutus

  1. Rekisterissä olevat henkilötiedot

  • Teknisen kameravalvonnan piiriin kuuluvissa tiloissa ja piha-alueilla syntynyt valvontajärjestelmään kuuluvien kameroiden kuvaama kuva- ja ääniaineisto mukaan lukien tallennusaika ja tallennuspaikka.
  • Kuvattavia informoidaan pääsääntöisesti kuvauspaikoilla näkyvillä ”Tallentava kameravalvonta” –kylteillä ja/tai –tarroilla.
  • Aineiston perusteella laaditut raportit

Tietojen julkisuus ja salassapidettävyys:

  • Tallentuneet henkilötiedot ovat salassapidettäviä

Tietojen yhdistäminen muihin henkilörekistereihin:

  • Tietoja yhdistetään tarvittaessa esim. rikosepäilyselvityksissä muihin kulunvalvontaan tai turvallisuuteen liittyvien rekisterien tietoihin (esim. ovien sähköiset avaamiset kulkuoikeuksilla).

 

  1. Rekisteritietojen ylläpitojärjestelmät (järjestelmän/sovelluksen nimi/nimet)

  • Videotallentimet ja tietokonelaitteistot

 

  1. Rekisterissä on manuaalista (paperi) aineistoa

  • Kyllä

 

  1. Rekisterin tietolähteet

Tallentavaan valvontajärjestelmään kuuluvien kameroiden välittämä kuva- ja ääniaineisto

 

  1. Tietojen suojaamisen periaatteet

Tietojen säilytystä, arkistointia, hävittämistä ja muuta käsittelyä ohjataan arkistonmuodostus-suunnitelmilla ja tietoturva- ja tietosuojaohjeistuksella. Rekisteriin sähköisesti tallennetut tiedot on suojattu niin, että niitä pääsee katsomaan vain siihen oikeutettu henkilö. Jokainen käyttäjä hyväksyy Tietojen ja tietojärjestelmien käyttöä ja salassapitoa koskevan sitoumuksen käyttöoikeudet saadessaan.

 

  1. Rekisterissä olevien henkilötietojen luovutus

Tietojen säännönmukainen luovutus

  • Ei

Tietojen luovutuksen peruste

  • Rikosepäilytapauksissa tietoja voidaan luovuttaa poliisille, mikäli heillä on peruste tietojen saamiseksi.
  • Tietoja voidaan luovuttaa ja käsitellä Tampereen kaupungin omien organisaatioiden välillä liiketoiminnan ja kaupungin organisaatioiden yhdessä suorittamien tehtävien edistämiseksi ja toteuttamiseksi.

 

  1. Rekisterin tietojen siirto kolmanteen maahan tai kansainväliselle järjestölle (EU:n tai Euroopan talousalueen (ETA) ulkopuolelle)

  • Ei

 

  1. Henkilötietojen säilytysajat/Säilytysajan määrittämiskriteerit

Tallenteet säilytetään huolellisesti siten, että niihin pääsy on vain valtuutetuilla henkilöillä. Säilytysaika on keskimäärin 14 vrk. Jos säilytysaikana tulee ilmoitus vahingonteosta, rikoksesta tai muusta selvitystä vaativasta asiasta, voidaan aineistoa säilyttää tältä osin asian selvittämiseksi tarvittava aika. Tallennuslaitteita ja tallenteita säilytetään valvotuissa tiloissa ja niitä pääsee käsittelemään vain valtuutetut henkilöt.

Henkilörekisterin tiedot

  1. Rekisterin nimi

Tampereen Tilapalvelut Oy:n sopimusrekisteri

 

  1. Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus

  • Sopimustenhallinta ja -valvonta
  • Asiakassuhteiden ylläpito
  • Tilausten tekeminen
  • Sopimusten uusinta ja irtisanominen

Sopimusrekisteriin tallennetaan Tilapalvelut Oy:n sopimukset. Rekisterin avulla sopimusasiakirjat ovat saatavilla ja hyödynnettävissä yhtiön päivittäisessä sisäisessä toiminnassa. Rekisteriin rekisteröidyt ovat henkilöitä, joilla on asiallinen yhteys rekisterinpitäjään sopimuskumppanien edustajina.

Sopimukset ovat niiden yhtiön työntekijöiden saatavilla, jotka tietoa työssään tarvitsevat. Lisäksi puitesopimusten tiedot ovat Kiinteistöt, tilat ja asuntopolitiikka -palveluryhmän työntekijöiden saatavilla.

 

  1. Rekisterinpitäjä

Tampereen Tilapalvelut Oy, y-tunnus 2863261-6

 

  1. Rekisteristä vastaava henkilö, tehtävänimike ja yhteystiedot

Hallintopäällikkö  Mauri Heikkinen
Tampereen Tilapalvelut Oy
PL 1000, 33101 Tampere
puhelin 040 773 4505

 

  1. Rekisterin yhteyshenkilö ja yhteystiedot

Suunnittelija Anna Koivumäki
Tampereen Tilapalvelut Oy
PL 1000, 33101 Tampere
puhelin 040 660 1941

 

  1. Rekisterin henkilötietojen käsittelyä on ulkoistettu toimeksiantosopimuksella

  • Ei

 

  1. Henkilötietojen käsittelyn lainmukaisuus

A)

  • Sopimuksen täytäntöönpano

B)

Rekisteri on viranomaistoiminnan rekisteri

  • Ei

Rekisteri on julkishallinnon vapaaehtoisen tehtävän rekisteri

  • Ei

C)

Rekisterin tietoja käytetään automatisoituihin yksittäispäätöksiin, profilointi mukaan lukien

  • Ei

 

Henkilörekisterin henkilötiedot, tietolähteet ja tietojen luovutus

 

  1. Rekisterissä olevat henkilötiedot

  • Sopimusyhteyshenkilöiden yhteystiedot (nimi, sähköposti, puhelinnumero, tehtävänimike)
  • Sopimuskumppanin työntekijöiden tietoja (kuva, syntymäaika, koulutus, työkokemus, pätevyydet)

  1. Rekisteritietojen ylläpitojärjestelmät (järjestelmän/sovelluksen nimi/nimet)

  • Intranet (Tilapalvelut Oy)
  • Microsoft Office
  • Sisäverkon suojattu/käyttöoikeuksien rajoitettu verkkolevy
  • Virta-työtilat

 

  1. Rekisterissä on manuaalista (paperi) aineistoa

  • Kyllä, Tilapalvelut Oy:n paperiarkisto

 

  1. Rekisterin tietolähteet

  • Sopimuskumppani

 

  1. Tietojen suojaamisen periaatteet

Tietojen säilytystä, arkistointia, hävittämistä ja muuta käsittelyä ohjataan arkistointiohjeilla ja tietoturva- ja tietosuojaohjeistuksella. Rekisteriin sähköisesti tallennetut tiedot on suojattu niin, että niitä pääsee katsomaan vain siihen oikeutettu henkilö. Jokainen käyttäjä hyväksyy Tietojen ja tietojärjestelmien käyttöä ja salassapitoa koskevan sitoumuksen käyttöoikeudet saadessaan.

Sopimusrekisterin tiedot on suojattu käyttöoikeuksin. Manuaalinen aineisto on lukollisessa arkistotilassa.

 

  1. Rekisterissä olevien henkilötietojen luovutus

Tietojen säännönmukainen luovutus

  • Ei

 

  1. Rekisterin tietojen siirto kolmanteen maahan tai kansainväliselle järjestölle (EU:n tai Euroopan talousalueen (ETA) ulkopuolelle)

  • Ei

 

  1. Henkilötietojen säilytysajat/Säilytysajan määrittämiskriteerit

Sopimusten säilytysaika on määritetty Tilapalveluiden arkistonmuodostussuunnitelmassa.

Henkilörekisterin tiedot

  1. Rekisterin nimi

Tampereen Tilapalvelut Oy:n taloushallinnon henkilörekisteri.

 

  1. Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus

Rekisterinpitäjä (Tampereen Tilapalvelut Oy) kerää, tallentaa, järjestää, jäsentää, säilyttää, muokkaa, hakee ja luovuttaa henkilötietoja myyntilaskutuksen ja ostolaskujen hoitamiseksi.

Rekisteriin rekisteröidyt ovat henkilöitä, joilla on asiallinen yhteys rekisterinpitäjään joko suoraan asiakkaana tai sopimuskumppanina. Rekisteröity henkilötieto voi perustua myös rekisterinpitäjän asiakkaan toimeksiantoon tai lakiin perustuvan palvelusuorituksen toteuttamiseksi.

Rekisterissä olevia tietoja rekisterinpitäjä käyttää suorittaessaan niitä rekisteröityjä koskevia tehtäviä, jotka sille lakien (Art 6 kohta 1 c), erillisten päätösten, määräysten tai sopimuksen toteuttamiseen liittyvän tarpeen (Art 6 kohta 1 b) perusteella kuuluvat.

 

  1. Rekisterinpitäjä

Tampereen Tilapalvelut Oy, y-tunnus 2863261-6

  1. Rekisteristä vastaava henkilö, tehtävänimike ja yhteystiedot

Talouspäällikkö Jani Knuuttila
Tampereen Tilapalvelut Oy
PL 1000, 33101 Tampere
puhelin 040 5423 136

 

  1. Rekisterin yhteyshenkilö ja yhteystiedot

ICT-vastaava Antti Räsänen
Tampereen Tilapalvelut Oy
PL 1000, 33101 Tampere
puhelin 040 806 3145

 

  1. Rekisterin henkilötietojen käsittelyä on ulkoistettu toimeksiantosopimuksella

  • Kyllä

Yhtiön toimeksiannosta ulkopuoliset palveluntuottajat käsittelevät henkilötietoja esimerkiksi SAP-järjestelmään tietojen avaamista sekä RATI-ilmoitusten (rakentamiseen liittyvä tiedonantovelvollisuus) yhteydessä. Lisäksi rekisterin sähköisten tietojärjestelmien ja niiden palvelimien ylläpitotehtäviin ja sovellusasiantuntijatukeen liittyy toimeksiantoja.

  1. Henkilötietojen käsittelyn lainmukaisuus

A)

Lakisääteinen velvoite

Toimintaa ohjaava lainsäädäntö:

  • Arkistolaki (831/1994)
  • Arvonlisäverolaki (1501/1993)
  • EU:n yleinen tietosuoja-asetus (2016/679)
  • Kirjanpitolaki (1336/1997)
  • Laki verotusmenettelystä (1558/1995)
  • Laki saatavien perinnästä (513/1999)
  • Laki sosiaalihuollon asiakkaan asemasta ja oikeuksista (812/2000)
  • Tietosuojalaki ( lisätään, kun laki on hyväksytty eduskunnassa.)

Sopimuksen täytäntöönpano

B)

Rekisteri on viranomaistoiminnan rekisteri

  • Ei

Rekisteri on julkishallinnon vapaaehtoisen tehtävän rekisteri

  • Ei

C)

Rekisterin tietoja käytetään automatisoituihin yksittäispäätöksiin, profilointi mukaan lukien

  • Ei

 

Henkilörekisterin henkilötiedot, tietolähteet ja tietojen luovutus

  1. Rekisterissä olevat henkilötiedot

  • Tampereen Tilapalvelut Oy:n asiakkaat ja sopimuskumppanit: Nimi, puhelinnumero, osoitetiedot.
  • Tampereen Tilapalvelut Oy:n vastaanottamat ja Tampereen kaupungin (Ikäihmisten palveluiden ja Vammaispalveluiden) toimeksiantoihin perustuvat henkilötiedot palvelusuoritusten toteuttamista ja laskuttamista varten: Nimi ja osoitetiedot.

 

  1. Rekisteritietojen ylläpitojärjestelmät (järjestelmän/sovelluksen nimi/nimet)

  • SAP-järjestelmä (Systeme, Anwendungen und Produkte in der Datenverarbeitung Aktiengesellschaft).
  • Sisäverkon suojattu/käyttöoikeuksien rajoitettu verkkolevy.
  • Virta-työtilat.

 

  1. Rekisterissä on manuaalista (paperi) aineistoa

  • Kyllä, Tilapalvelut Oy:n paperiarkisto.

 

  1. Rekisterin tietolähteet

  • Asiakkaat
  • Sopimuskumppanit ja toimeksiantajat.
  • YTJ (Yritys- ja yhteisötietojärjestelmä).
  • Tilaajavastuu-nettipalvelu.

 

  1. Tietojen suojaamisen periaatteet

Tietojen säilytystä, arkistointia, hävittämistä ja muuta käsittelyä ohjataan arkistointiohjeilla ja tietoturva- ja tietosuojaohjeistuksella. Rekisteriin sähköisesti tallennetut tiedot on suojattu niin, että niitä pääsee katsomaan vain siihen oikeutettu henkilö. Jokainen käyttäjä hyväksyy Tietojen ja tietojärjestelmien käyttöä ja salassapitoa koskevan sitoumuksen käyttöoikeudet saadessaan. Manuaalisissa arkistoissa ja toimintayksiköissä on kulunvalvonta ja/tai ovien lukitus. Asiakirjat säilytetään valvotuissa tiloissa ja/tai lukittavissa kaapeissa

 

  1. Rekisterissä olevien henkilötietojen luovutus

Tietojen säännönmukainen luovutus

  • Kyllä

Rekisterinpitäjä luovuttaa edelleen rekisteristään Tampereen kaupungille (Ikäihmisten palvelut ja Vammaispalvelut) siltä saatujen toimeksiantojen toteuttamiseksi vastaanottamiaan välttämättömiä henkilötietoja (kuten toimeksiannon suorituksen kohteen nimen ja osoitetiedon) myyntilaskujen yhteydessä. Tietojen luovutuksessa on siten kyse edelleen luovuttamisesta tietolähteelle, jolta rekisterinpitäjä on henkilötiedot saanut.

  1. Rekisterin tietojen siirto kolmanteen maahan tai kansainväliselle järjestölle (EU:n tai Euroopan talousalueen (ETA) ulkopuolelle)

  • Ei

 

  1. Henkilötietojen säilytysajat/Säilytysajan määrittämiskriteerit

Rekisterinpitäjä ei säilytä henkilötietoja pidempään, kuin lainsäädännön salliman enimmäisajan ja ainoastaan niin kauan, kun on tarpeellista rekisterinpitäjän palvelujen tarjoamiseksi ja lainsäädännöstä johtuvien velvoitteidensa toteuttamiseksi.

 

Kirjanpitolain (1336/1997) 2:10.1 §:n mukaan tilinpäätös, toimintakertomus, kirjanpidot, tililuettelo sekä luettelo kirjanpidoista ja aineistoista on säilytettävä vähintään 10 vuotta tilikauden päättymisestä siten, että lain toisen luvun 6, 7 ja 9 §:n vaatimukset täyttyvät. Lisäksi kirjanpitolain 2:10.2 §:n mukaan tilikauden tositteet, liiketapahtumia koskeva kirjeenvaihto sekä muu kuin 1 momentissa mainittu kirjanpitoaineisto on säilytettävä vähintään kuusi vuotta sen vuoden lopusta, jonka aikana tilikausi on päättynyt siten, että 6, 7 ja 9 §:n vaatimukset täyttyvät. Arvonlisäverolain (1501/1993) mukaan kiinteistöinvestointeja koskevat tositteet on säilytettävä 13 vuotta sen kalenterivuoden päättymisestä, jolloin arvonlisäverolain mukainen tarkistuskausi on alkanut (209 q §).

Henkilörekisterin tiedot

  1. Rekisterin nimi

Tampereen Tilapalvelut Oy:n henkilöstöhallinnon henkilörekisteri

 

  1. Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus

Henkilöstöhallinnon ja palvelussuhdeasioiden hoitaminen.

 

Rekisteriin rekisteröidyt ovat henkilöitä, joilla on asiallinen yhteys rekisterinpitäjään joko työntekijänä, entisenä työntekijänä, toimeksiannosta työtä tekevänä tai toimeksiannosta työtä tehneenä henkilönä, työnhakijana, opiskelijana, harjoittelijana tai yhtiön toimielimiin kuuluvana tai kuuluneina henkilöinä.

 

Rekisterissä olevia tietoja yhtiö käyttää suorittaessaan niitä rekisteröityjä koskevia tehtäviä, jotka sille lakien, työehtosopimusten sekä erillisten päätösten ja määräysten perusteella kuuluvat. Rekisteriä käytetään myös työvoiman hankintaan, henkilöstön sisäisen liikkuvuuden tukemiseen, henkilöstön osaamistietojen ylläpitoon, rokotussuojatiedon ylläpitoon, työntekijöiden työvälineenä sekä henkilöstön johtamisen välineenä.

 

  1. Rekisterinpitäjä

Tampereen Tilapalvelut Oy, y-tunnus 2863261-6

 

  1. Tietosuojavastaava

Tietosuojavastaava Antti Räsänen
Tampereen Tilapalvelut Oy
PL 1000, 33101 Tampere
Puhelin 040 806 3145

 

  1. Rekisterin yhteyshenkilö ja yhteystiedot

Hallintopäällikkö Mauri Heikkinen
Tampereen Tilapalvelut Oy
PL 1000, 33101 Tampere
puhelin 040-773 4505

 

  1. Rekisterin henkilötietojen käsittelyä on ulkoistettu toimeksiantosopimuksella

  • Kyllä

Yhtiön toimeksiannosta ulkopuoliset palveluntuottajat käsittelevät henkilötietoja esimerkiksi rekrytointeihin liittyvien haastattelujen ja arviointien yhteydessä. Lisäksi rekisterin sähköisten tietojärjestelmien ja niiden palvelimien ylläpitotehtäviin ja sovellusasiantuntijatukeen liittyy toimeksiantoja.

  1. Henkilötietojen käsittelyn lainmukaisuus

A)

  • Oikeutettu etu.Rekisterinpitäjän oikeutettu etu perustuu rekisterinpitäjän oikeuteen käsitellä työntekijöiden henkilötietoja myös muuten kuin työntekijän työsopimuksen täytäntöönpanemiseksi tarpeellisilta osin, ottaen huomioon että rekisterinpitäjä saa käsitellä vain välittömästi työntekijän työsuhteen kannalta tarpeellisia henkilötietoja, jotka liittyvät työsuhteen osapuolten oikeuksien ja velvollisuuksien hoitamiseen tai työnantajan työntekijöille tarjoamiin etuuksiin taikka johtuvat työtehtävien erityisluonteesta. Rekisteröityjen oikeudet ja vapaudet eivät syrjäytä rekisterinpitäjän oikeutettua etua.
  • Lakisääteinen velvoite.Henkilötietojen käsittely perustuu osin rekisterinpitäjän lakisääteisiin velvoitteisiin kuten työsopimuslainsäädännön ja työturvallisuutta koskevan lainsäädännön asettamiin edellytyksiin.
  • Suostumus
    Rekisteröidyllä on koska tahansa oikeus peruuttaa suostumus henkilötietojen käsittelyyn ilmoittamalla asiasta rekisterinpitäjälle.
  • Sopimuksen täytäntöönpano
    Henkilötietojen käsittely on tarpeen työsopimuksen täytäntöönpanemiseksi sekä valmistelemiseksi.

B)

Rekisterin tietoja käytetään automatisoituihin yksittäispäätöksiin, profilointi mukaan lukien

  • Ei

 

Henkilörekisterin henkilötiedot, tietolähteet ja tietojen luovutus

  1. Rekisterissä olevat henkilötiedot

Kuvaus rekisteröityjen ryhmistä ja henkilötietoryhmistä:

Perustiedot, kuten

  • Nimi
  • Henkilötunnus
  • Kotiosoite ja muut yhteystiedot
  • Pankkiyhteystiedot ja verokortti
  • Lähiomaisten yhteystiedot

Työsuhteeseen liittyvät perustiedot, kuten

  • Työsuhteen alkamis- ja päättymispäivä
  • Työntekijän valokuva
  • Työsopimus ja sen sisältämät ehdot, kuten rahapalkka ja muut palkitsemistavat ja etuudet
  • Työtehtävien sisältö ja titteli
  • Työsuhde-etuihin liittyvät tiedot
  • Veroihin ja työnantajamaksuihin liittyvät tiedot
  • Työntekijän vakuuttamiseen liittyvät tiedot
  • Tiedot ammattiyhdistyksen jäsenyydestä
  • Työntekijältä kerätyt erilliset sitoumukset ja suostumukset kuten esimerkiksi sähköpostin katseluoikeus tai erillinen salassapitositoumus
  • Työsuhteen päättymiseen liittyvät tiedot ja työtodistukset

Työtehtävien hoitamiseen, työssä kehittymiseen ja työajan seurantaan liittyvät tiedot, kuten:

  • Työaikakirjanpito
  • Pätevyystiedot sekä kouluttautumiseen liittyvät tiedot
  • Tavoitteisiin ja kehityskeskusteluihin liittyvät tiedot
  • Tiedot luottamustoimista ja työnantajan maksamista jäsenyyksistä
  • Sairauspoissaolot, vuosilomat, vanhempainvapaat ja hoitovapaat sekä mahdolliset muut sovitut poissaolot (mm. opinto- ja vuorotteluvapaat)
  • Lääkärintodistukset tai -lausunnot tai muut työntekijän terveydentilaa tai työkykyisyyttä koskevat tiedot, siltä osin kuin lainsäädäntö sallii tällaisten tietojen käsittelyn

Työvälineisiin liittyvät tiedot, kuten

  • Työntekijälle myönnetyt käyttöoikeudet sekä käyttäjätunnukset ja salasanat työnantajan sähköisiin järjestelmiin ja rekistereihin
  • Työntekijälle osoitettujen työvälineiden, kuten tietokoneiden ja mobiililaitteiden sekä kulkukorttien, avainten tai muiden vastaavien tunnistetiedot

 

  1. Rekisteritietojen ylläpitojärjestelmät (järjestelmän/sovelluksen nimi/nimet)

  • DNA vaihdepalvelu/puhelinluettelo
  • Efecte
  • E-lomake
  • ESS7 (lisätty)
  • Henkilökorttijärjestelmä
  • HEPE
  • Kaupungin internetsivut
  • Microsoft Office
  • Personec F ja Personec F (ESS)
  • SAP Bw
  • SAP Hr
  • SAP portal
  • Selma
  • Sinfo
  • Timecon GMS
  • Titania
  • Trip & Expence
  • Tunkki
  • Työturva Monitori
  • Sisäverkon suojattu/käyttöoikeuksien rajoitettu verkkolevy
  • Virta-työtilat
  • Windows (AD)

 

  1. Rekisterissä on manuaalista (paperi) aineistoa

  • Kyllä

 

  1. Rekisterin tietolähteet

– Rekisteröity itse

– Rekisteröidyn esimies

– Työnhakuun liittyvät haastattelut

– Henkilöstöhallinnolliset päätökset

– Poliisiviranomainen

– Kela

– Työterveyshuolto ja muut terveys- ja sairaanhoitopalvelujen tuottajat

– Keva

– Vakuutusyhtiöt

– Verottaja

– TE-keskus

Tietoja yhdistetään tarvittaessa Tampereen kaupungin ja Tilapalvelut Oy:n kameravalvonnan rekisteritietoihin sekä yhtiön ja kaupungin kulunvalvonnan, työajanseurannan ja ateriamaksamisen henkilörekisterin sekä Tampereen seudun tietojen ja tietojärjestelmien käyttö- ja salassapitositoumusrekisterin tietoihin.

Lisäksi rekisterin tietoja yhdistetään rekisterinpitäjän käyttämien sähköisten tietojärjestelmien käyttäjärekisterien tietoihin.

Tietoja yhdistetään myös yhtiön ostaman työterveyshuollon tietoihin.

 

  1. Tietojen suojaamisen periaatteet

Tietojen säilytystä, arkistointia, hävittämistä ja muuta käsittelyä ohjataan arkistonmuodostus-suunnitelmilla ja tietoturva- ja tietosuojaohjeistuksilla. Rekisteriin sähköisesti tallennetut tiedot on suojattu niin, että niitä pääsee katsomaan vain siihen oikeutettu henkilö. Jokainen käyttäjä hyväksyy Tietojen ja tietojärjestelmien käyttöä ja salassapitoa koskevan sitoumuksen käyttöoikeudet saadessaan.

 

  1. Rekisterissä olevien henkilötietojen luovutus

Tietojen säännönmukainen luovutus

  • Kyllä

Henkilötietoja luovutetaan kulloinkin voimassaolevan lainsäädännön sallimissa ja velvoittamissa rajoissa. Tietoja luovutetaan säännönmukaisesti verottajalle, Kelalle, eläkelaitoksille, työterveyshuollon palveluntarjoajalle sekä ammattiliitoille.

Tietoja siirretään kohdassa 9 mainituille palveluntarjoajille sekä vastaaville toimijoille jotka käsittelevät henkilötietoja rekisterinpitäjän lukuun.

  1. Rekisterin tietojen siirto kolmanteen maahan tai kansainväliselle järjestölle (EU:n tai Euroopan talousalueen (ETA) ulkopuolelle)

  • Ei

 

  1. Henkilötietojen säilytysajat/Säilytysajan määrittämiskriteerit

Säilytys toteutetaan Tampereen Tilapalvelut Oy:n arkistonmuodostussuunnitelman mukaisesti.

Henkilörekisterin tiedot

  1. Rekisterin nimi

Tampereen Tilapalvelut Oy:n hankehallinnon henkilörekisteri

 

  1. Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus

Hankkeiden yhteystietoluettelot, hankkeen etenemisen seuraaminen ja tietojen välittäminen, esim. pöytäkirjojen jakelu, kokouskutsut yms.

Rekisteriin rekisteröidyt ovat henkilöitä, joilla on asiallinen yhteys rekisterinpitäjään joko asiakkaana tai toimittajana.

 

  1. Rekisterinpitäjä

Tampereen Tilapalvelut Oy, y-tunnus 2863261-6

 

  1. Rekisteristä vastaava henkilö, tehtävänimike ja yhteystiedot

Rakennuttamispäällikkö Jukka Kauppinen
Tampereen Tilapalvelut Oy
PL 1000, 33101 Tampere
puhelin 050 321 0355

 

  1. Rekisterin yhteyshenkilö ja yhteystiedot

ICT-vastaava Antti Räsänen
Tampereen Tilapalvelut Oy
PL 1000, 33101 Tampere
puhelin 040 806 3145

 

  1. Rekisterin henkilötietojen käsittelyä on ulkoistettu toimeksiantosopimuksella

  • Ei

 

  1. Henkilötietojen käsittelyn lainmukaisuus

A)

Sopimuksen täytäntöönpano

 

B)

Rekisteri on viranomaistoiminnan rekisteri

  • Ei

Rekisteri on julkishallinnon vapaaehtoisen tehtävän rekisteri

  • Ei

C)

Rekisterin tietoja käytetään automatisoituihin yksittäispäätöksiin, profilointi mukaan lukien

  • Ei

 

Henkilörekisterin henkilötiedot, tietolähteet ja tietojen luovutus

 

  1. Rekisterissä olevat henkilötiedot

Kuvaus rekisteröityjen ryhmistä ja henkilötietoryhmistä

  • Hankkeeseen osallistuvien henkilöiden yhteystiedot (nimi, sähköposti, puhelinnumero, tehtävänimike, työnantaja)

Rekisteritietojen ylläpitojärjestelmät (järjestelmän/sovelluksen nimi/nimet)

  • Haahtela Pris (projektipankki)
  • Sisäverkon suojattu/käyttöoikeuksien rajoitettu verkkolevy
  • Virta-työtilat
  1. Rekisterissä on manuaalista (paperi) aineistoa

  • Ei

 

  1. Rekisterin tietolähteet

  • Rekisteröidyt itse

 

  1. Tietojen suojaamisen periaatteet

Tietojen säilytystä, arkistointia, hävittämistä ja muuta käsittelyä ohjataan arkistointiohjeilla ja tietoturva- ja tietosuojaohjeistuksella. Rekisteriin sähköisesti tallennetut tiedot on suojattu niin, että niitä pääsee katsomaan vain siihen oikeutettu henkilö. Jokainen käyttäjä hyväksyy Tietojen ja tietojärjestelmien käyttöä ja salassapitoa koskevan sitoumuksen käyttöoikeudet saadessaan.

 

  1. Rekisterissä olevien henkilötietojen luovutus

Tietojen säännönmukainen luovutus

  • Ei

 

Tietojen luovutuksen peruste

 

  1. Rekisterin tietojen siirto kolmanteen maahan tai kansainväliselle järjestölle (EU:n tai Euroopan talousalueen (ETA) ulkopuolelle)

  • Ei

 

  1. Henkilötietojen säilytysajat/Säilytysajan määrittämiskriteerit

Hankkeen kesto ja takuuaika

Henkilörekisterin tiedot

  1. Rekisterin nimi

Tampereen Tilapalvelut Oy:n ylläpidon henkilörekisteri

 

  1. Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus

Kiinteistöjen ylläpitoon ja palveluiden järjestämiseen liittyvät tehtävät. Varmistetaan yhteyshenkilöiden helppo saavutettavuus.

Rekisteriin rekisteröidyt ovat henkilöitä, joilla on asiallinen yhteys rekisterinpitäjään joko palveluiden tuottajana, tilaajana tai tilojen käyttäjinä.

 

  1. Rekisterinpitäjä

Tampereen Tilapalvelut Oy, y-tunnus 2863261-6

 

  1. Rekisteristä vastaava henkilö, tehtävänimike ja yhteystiedot

Ylläpitopäällikkö Marko Siirtola
Tampereen Tilapalvelut Oy
PL 1000, 33101 Tampere
puhelin 050-3516437

 

  1. Rekisterin yhteyshenkilö ja yhteystiedot

Ylläpitopäällikkö Marko Siirtola
Tampereen Tilapalvelut Oy
PL 1000, 33101 Tampere
puhelin 050-3516437

 

  1. Rekisterin henkilötietojen käsittelyä on ulkoistettu toimeksiantosopimuksella

  • Kyllä

 

  1. Henkilötietojen käsittelyn lainmukaisuus

A)

Suostumus

Sopimuksen täytäntöönpano

 

B)

Rekisteri on viranomaistoiminnan rekisteri

  • Ei

Rekisteri on julkishallinnon vapaaehtoisen tehtävän rekisteri

  • Ei

 

C)

Rekisterin tietoja käytetään automatisoituihin yksittäispäätöksiin, profilointi mukaan lukien

  • Ei

Henkilörekisterin henkilötiedot, tietolähteet ja tietojen luovutus

 

  1. Rekisterissä olevat henkilötiedot

Kuvaus rekisteröityjen ryhmistä ja henkilötietoryhmistä:

  • Käyttäjien tiedot (Toimenkuva, nimi, puhelin, matkapuhelin, sähköposti, kieli, RES-julkaisuavain, PRIS-julkaisuavain) (Kiinteistötieto)
  • Yritysrekisteri (yksityishenkilö) (Nimi, henkilötunnus, osoitetiedot, puhelin, sähköposti ja pankkiyhteys) (Kiinteistötieto)
  • Yritysrekisteri (yritys) (Nimi, osoitetiedot, puhelin ja sähköposti) (Kiinteistötieto)
  • Käyttäjärekisteri (Nimi, käyttäjäryhmä, osoite, sähköposti, puhelin, fax, henkilötunnus, ammatti, työnantaja, palkkaperuste, kieli, verkkolaskutusosoite ja lisätiedot) (Kiinteistötieto)
  • Tilapalvelut Oy:n kohteiden isännöitsijät ja muu henkilöstö (Nimi, puhelin) (RES)
  • Palvelupyyntöjen tekijät (asiakkaat)
  • Palveluntuottajat ja heidän yhteystietonsa

 

  1. Rekisteritietojen ylläpitojärjestelmät (järjestelmän/sovelluksen nimi/nimet)

 

  • Haahtela kiinteistötieto
  • Haahtela RES
  • Haahtela Pris
  • E-lomake
  • Sisäverkon suojattu/käyttöoikeuksien rajoitettu verkkolevy
  • Virta-työtilat

 

  1. Rekisterissä on manuaalista (paperi) aineistoa

  • Kyllä

 

  1. Rekisterin tietolähteet

– Rekisteröity itse

– Rekisteröidyn esimies

– Tilojen käyttäjät

– Tampereen kaupunki (Kiinteistöt, tilat ja asuntopolitiikka -palveluryhmä)

– Tredu kiinteistöt Oy

– Tampereen Palvelukiinteistöt Oy

 

  1. Tietojen suojaamisen periaatteet

Tietojen säilytystä, arkistointia, hävittämistä ja muuta käsittelyä ohjataan arkistonmuodostus-suunnitelmilla ja tietoturva- ja tietosuojaohjeistuksilla. Rekisteriin sähköisesti tallennetut tiedot on suojattu niin, että niitä pääsee katsomaan vain siihen oikeutettu henkilö. Jokainen käyttäjä hyväksyy Tietojen ja tietojärjestelmien käyttöä ja salassapitoa koskevan sitoumuksen käyttöoikeudet saadessaan.

 

  1. Rekisterissä olevien henkilötietojen luovutus

Tietojen säännönmukainen luovutus

  • Ei

 

  1. Rekisterin tietojen siirto kolmanteen maahan tai kansainväliselle järjestölle (EU:n tai Euroopan talousalueen (ETA) ulkopuolelle)

  • Ei

 

  1. Henkilötietojen säilytysajat/Säilytysajan määrittämiskriteerit

Säilytys toteutetaan yhtiön ja Tampereen kaupungin arkistonmuodostussuunnitelmien mukaisesti siltä osin kuin yhtiön henkilörekistereihin liittyvää palvelua ostetaan Tampereen kaupungilta.

Asiakasrekisterin tiedot

1. Rekisterin nimi

Tampereen Tilapalvelut Oy:n asiakasrekisteri

 

2. Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus

Rekisteriin tallennetaan Tilapalveluiden asiakkaiden tietoja. Henkilötietoja käsitellään tarkoituksissa, jotka liittyvät asiakassuhteen hoitamiseen, hallinnointiin ja kehittämiseen sekä asiakastutkimusten tekemiseen.

Henkilötietojen käsittelyn perusteena on rekisterinpitäjän ja asiakkaan välinen asiakassuhde..

Rekisterinpitäjä käsittelee tietoja itse sekä hyödyntää henkilötietojen käsittelyssä rekisterinpitäjän puolesta ja toimivia yhteistyökumppaneita.

 

3. Rekisterinpitäjä

Tampereen Tilapalvelut Oy, y-tunnus 2863261-6

 

4. Tietosuojavastaava

Tietosuojavastaava Antti Räsänen
Tampereen Tilapalvelut Oy
PL 1000, 33101 Tampere
Puhelin 040 806 3145

 

5. Rekisterin yhteyshenkilö ja yhteystiedot

Hallintopäällikkö Mauri Heikkinen
Tampereen Tilapalvelut Oy
PL 1000, 33101 Tampere
puhelin 040-773 4505

 

6. Rekisterin henkilötietojen käsittelyä on ulkoistettu toimeksiantosopimuksella

  • Kyllä

Yhtiön toimeksiannosta ulkopuoliset palveluntuottajat käsittelevät henkilötietoja asiakastyytyväistutkimuksen yhteydessä.

 

7. Henkilötietojen käsittelyn lainmukaisuus

Oikeutettu etu. Henkilötietoja käsitellään asiakasuhteen hallinnassa.

 

 

Henkilörekisterin henkilötiedot, tietolähteet ja tietojen luovutus

 

8. Rekisterissä olevat henkilötiedot

Rekisteröidystä tallennetaan seuraavia tietoja:

Nimi, nimike, työsähköposti, työpuhelinnumero, kiinteistön nimi, kiinteistön osoite, palvelualue, toimiala, asiakkuuden taso.

 

9. Rekisterin tietolähteet

Rekisteröity itse ja julkiset tietolähteet.

 

11. Tietojen suojaamisen periaatteet

Tietojen säilytystä, arkistointia, hävittämistä ja muuta käsittelyä ohjataan arkistonmuodostus-suunnitelmilla ja tietoturva- ja tietosuojaohjeistuksilla. Rekisteriin sähköisesti tallennetut tiedot on suojattu niin, että niitä pääsee katsomaan vain siihen oikeutettu henkilö.

 

12. Rekisterissä olevien henkilötietojen luovutus

Ei.

 

13. Rekisterin tietojen siirto kolmanteen maahan tai kansainväliselle järjestölle (EU:n tai Euroopan talousalueen (ETA) ulkopuolelle)

  • Ei

 

14. Henkilötietojen säilytysajat/Säilytysajan määrittämiskriteerit

Säilytys toteutetaan Tampereen Tilapalvelut Oy:n arkistonmuodostussuunnitelman mukaisesti.

Rekisteröidyn oikeudet ja niiden toteuttaminen Tampereen Tilapalvelut Oy:n henkilörekistereissä

 

EU:n yleinen tietosuoja-asetus (EU) 2016/679 takaa henkilölle, jonka tietoja käsitellään (=rekisteröity), erilaisia oikeuksia. Oikeuksia sovelletaan eri tavalla riippuen henkilötietojen käsittelyperusteesta. Henkilöllä on mm. oikeus tietää, käsitelläänkö hänen henkilötietojaan ja mitä henkilötietoja käsitellään sekä pyytää itseään koskevat tiedot. Henkilöllä on myös oikeus vaatia virheelliset henkilötiedot oikaistavaksi.

 

Tietojen tarkastusoikeus (oikeus saada pääsy tietoihinsa, artikla 15)

Henkilöllä on oikeus tietää, käsitelläänkö hänen henkilötietojaan vai ei, ja mitä henkilötietoja hänestä on tallennettu. Tampereen Tilapalvelut Oy toimittaa rekisteröidyn pyynnöstä tiedot mahdollisimman pian ilman aiheetonta viivytystä. Määräaika tietojen toimittamiseksi tai tietopyyntöön liittyvien lisätietojen antamiseksi on kuukausi pyynnön vastaanottamisesta. Mikäli tietopyyntö on poikkeuksellisen monimutkainen ja laaja, määräaikaa voidaan jatkaa kahdella kuukaudella.

 

Rekisteröidyn tiedot toimitetaan lähtökohtaisesti maksutta. Jos jäljennöksiä pyydetään useampia, Tilapalvelut voi kuitenkin periä niistä hallinnollisiin kustannuksiin perustuvan kohtuullisen maksun. Mikäli tietopyyntö on ilmeisen perusteeton ja kohtuuton, erityisesti jos tietopyyntöjä esitetään toistuvasti, Tilapalvelut voi periä tietojen toimittamisesta aiheutuneet hallinnolliset kustannukset tai kieltäytyä kokonaan toimittamasta tietoja. Tällaisessa tapauksessa Tilapalvelut osoittaa pyynnön ilmeisen perusteettomuuden tai kohtuuttomuuden.

 

Mikäli Tilapalvelut ei toimita tietoja, annetaan asiasta kirjallinen todistus. Samassa yhteydessä kerromme oikeudesta oikeussuojakeinoihin, esimerkiksi mahdollisuudesta tehdä valitus valvontaviranomaiselle.

 

Oikeus tietojen oikaisemiseen (artikla 16)

Henkilöllä on oikeus vaatia, että häntä koskevat virheelliset, epätarkat tai puutteelliset henkilötiedot oikaistaan tai täydennetään ilman aiheetonta viivytystä. Lisäksi henkilöllä on oikeus vaatia, että tarpeettomat henkilötiedot poistetaan. Tarpeettomuutta ja virheellisyyttä arvioidaan tietojen tallennushetken mukaan.

 

Ellei Tilapalvelut hyväksy oikaisupyyntöä, annetaan asiasta kirjallinen todistus, jossa mainitaan ne syyt, joihin perustuen vaatimusta ei ole hyväksytty. Samoin tiedotamme oikeudesta oikeussuojakeinoihin, esimerkiksi mahdollisuudesta tehdä valitus valvontaviranomaiselle.

 

Oikeus tulla unohdetuksi (artikla 17)

Henkilöllä on vain tietyissä poikkeustapauksissa oikeus saada henkilötietonsa kokonaan poistettua Tilapalveluiden rekistereistä (oikeus tulla unohdetuksi). Tällaista oikeutta ei kuitenkaan ole niissä tapauksissa, kun henkilötietojen käsittely on tarpeellista lakisääteisen velvoitteen noudattamiseksi tai Tilapalveluille kuuluvan julkisen vallan käyttämistä varten. Tietojen säilyttämisessä ja poistamisessa noudatetaan Tilapalveluiden arkistointiohjeita ja lainsäädännön velvoittamia tietojen säilytysaikoja.

 

Oikeus käsittelyn rajoittamiseen (artikla 18)

Henkilöllä voi tietyissä tilanteissa olla oikeus pyytää henkilötietojensa käsittelyn rajoittamista siksi aikaa, kunnes hänen tietonsa on asianmukaisesti tarkistettu ja korjattu tai täydennetty.

 

Oikeus siirtää tiedot järjestelmästä toiseen (artikla 20)

Oikeus ei koske sellaista henkilötiedon käsittelyä, joka on tarpeen yleistä etua koskevan tehtävän suorittamiseksi tai rekisterinpitäjälle kuuluvan julkisen vallan käyttämiseksi. Näinollen pääsääntöisesti oikeutta ei sovelleta Tilapalveluiden henkilörekistereihin liittyen.

 

Vastustamisoikeus (artikla 21)

Henkilöllä on oikeus henkilökohtaiseen, erityiseen tilanteeseensa perustuen milloin tahansa vastustaa henkilötietojensa käsittelyä silloinkin, kun käsittely perustuu yleistä etua koskevan tehtävän suorittamista tai Tilapalveluille kuuluvan julkisen vallan käyttämistä. Tässä tapauksessa tietoja voidaan käsitellä edelleen vain, jos käsittelyyn on olemassa huomattavan tärkeä ja perusteltu syy, joka voidaan osoittaa.

 

Oikeus tehdä valitus viranomaiselle (artikla 77)

Henkilöllä on oikeus tehdä valitus erityisesti vakinaisen asuin- tai työpaikkansa sijainnin mukaiselle valvontaviranomaiselle, jos hän katsoo, että henkilötietojen käsittelyssä rikotaan EU:n yleistä tietosuoja-asetusta (EU) 2016/679. Tämän lisäksi henkilöllä on oikeus käyttää muita hallinnollisia muutoksenhakukeinoja sekä oikeussuojakeinoja.

 

Henkilöllä on oikeus myös nostaa kanne rekisterinpitäjää tai henkilötietojen käsittelijä-organisaatiota vastaan, jos hän katsoo oikeuksiaan loukatun sen takia, ettei hänen henkilötietojensa käsittelyssä ole noudatettu tietosuoja-asetusta.

 

Kuinka oikeudet toteutetaan?

Ottakaa yhteyttä Tilapalveluiden tietosuojavastaavaan tai rekisterin yhteyshenkilöön.

Tietosuojavastaava:

Antti Räsänen
ICT-vastaava
040 806 3145
etunimi.sukunimi@tampere.fi

Tilapalveluiden tietosuojavastaavan yhteystiedot ja tehtävät

Antti Räsänen
ICT-vastaava
Tietosuojavastaava
040 806 3145
etunimi.sukunimi@tampere.fi

  • osallistuu organisaation henkilötietojen käsittelyä koskevaan suunnittelutoimintaan
  • osallistuu rekisterinpitäjän hyväksymiin tietoturva- ja tietosuojaohjeita koskevaan valmisteluun ja ylläpitoon
  • seuraa ja valvoo henkilötietojen käsittelyä ja niiden suojausmenetelmiä
  • osallistuu rekisterinpitäjän henkilöstölle annettavan tietosuojakoulutuksen toteuttamiseen
  • tukee henkilökuntaa ja rekisteröityjä tietosuoja-asioissa
  • toimii yhdyssiteenä valvontaviranomaisiin
  • raportoi organisaation johdolle tietosuojan tilasta ja kehittämistarpeista mukaan lukien sisäiset auditoinnit ja käytönvalvonta
  • vastaa organisaation johdon osoittamista muista tietosuojaa tukevista tehtävistä

Rekisteröidyn oikeudet ja niiden toteuttaminen Tampereen Tilapalvelut Oy:n henkilörekistereissä

EU:n yleinen tietosuoja-asetus (EU) 2016/679 takaa henkilölle, jonka tietoja käsitellään (=rekisteröity), erilaisia oikeuksia. Oikeuksia sovelletaan eri tavalla riippuen henkilötietojen käsittelyperusteesta. Henkilöllä on mm. oikeus tietää, käsitelläänkö hänen henkilötietojaan ja mitä henkilötietoja käsitellään sekä pyytää itseään koskevat tiedot. Henkilöllä on myös oikeus vaatia virheelliset henkilötiedot oikaistavaksi.

Tietojen tarkastusoikeus (oikeus saada pääsy tietoihinsa, artikla 15)

Henkilöllä on oikeus tietää, käsitelläänkö hänen henkilötietojaan vai ei, ja mitä henkilötietoja hänestä on tallennettu. Tampereen Tilapalvelut Oy toimittaa rekisteröidyn pyynnöstä tiedot mahdollisimman pian ilman aiheetonta viivytystä. Määräaika tietojen toimittamiseksi tai tietopyyntöön liittyvien lisätietojen antamiseksi on kuukausi pyynnön vastaanottamisesta. Mikäli tietopyyntö on poikkeuksellisen monimutkainen ja laaja, määräaikaa voidaan jatkaa kahdella kuukaudella.

Rekisteröidyn tiedot toimitetaan lähtökohtaisesti maksutta. Jos jäljennöksiä pyydetään useampia, Tilapalvelut voi kuitenkin periä niistä hallinnollisiin kustannuksiin perustuvan kohtuullisen maksun. Mikäli tietopyyntö on ilmeisen perusteeton ja kohtuuton, erityisesti jos tietopyyntöjä esitetään toistuvasti, Tilapalvelut voi periä tietojen toimittamisesta aiheutuneet hallinnolliset kustannukset tai kieltäytyä kokonaan toimittamasta tietoja. Tällaisessa tapauksessa Tilapalvelut osoittaa pyynnön ilmeisen perusteettomuuden tai kohtuuttomuuden.

Mikäli Tilapalvelut ei toimita tietoja, annetaan asiasta kirjallinen todistus. Samassa yhteydessä kerromme oikeudesta oikeussuojakeinoihin, esimerkiksi mahdollisuudesta tehdä valitus valvontaviranomaiselle.

Oikeus tietojen oikaisemiseen (artikla 16)

Henkilöllä on oikeus vaatia, että häntä koskevat virheelliset, epätarkat tai puutteelliset henkilötiedot oikaistaan tai täydennetään ilman aiheetonta viivytystä. Lisäksi henkilöllä on oikeus vaatia, että tarpeettomat henkilötiedot poistetaan. Tarpeettomuutta ja virheellisyyttä arvioidaan tietojen tallennushetken mukaan.

Ellei Tilapalvelut hyväksy oikaisupyyntöä, annetaan asiasta kirjallinen todistus, jossa mainitaan ne syyt, joihin perustuen vaatimusta ei ole hyväksytty. Samoin tiedotamme oikeudesta oikeussuojakeinoihin, esimerkiksi mahdollisuudesta tehdä valitus valvontaviranomaiselle.

Oikeus tulla unohdetuksi (artikla 17)

Henkilöllä on vain tietyissä poikkeustapauksissa oikeus saada henkilötietonsa kokonaan poistettua Tilapalveluiden rekistereistä (oikeus tulla unohdetuksi). Tällaista oikeutta ei kuitenkaan ole niissä tapauksissa, kun henkilötietojen käsittely on tarpeellista lakisääteisen velvoitteen noudattamiseksi tai Tilapalveluille kuuluvan julkisen vallan käyttämistä varten. Tietojen säilyttämisessä ja poistamisessa noudatetaan Tilapalveluiden arkistointiohjeita ja lainsäädännön velvoittamia tietojen säilytysaikoja.

Oikeus käsittelyn rajoittamiseen (artikla 18)

Henkilöllä voi tietyissä tilanteissa olla oikeus pyytää henkilötietojensa käsittelyn rajoittamista siksi aikaa, kunnes hänen tietonsa on asianmukaisesti tarkistettu ja korjattu tai täydennetty.

Oikeus siirtää tiedot järjestelmästä toiseen (artikla 20)

Oikeus ei koske sellaista henkilötiedon käsittelyä, joka on tarpeen yleistä etua koskevan tehtävän suorittamiseksi tai rekisterinpitäjälle kuuluvan julkisen vallan käyttämiseksi. Näinollen pääsääntöisesti oikeutta ei sovelleta Tilapalveluiden henkilörekistereihin liittyen.

Vastustamisoikeus (artikla 21)

Henkilöllä on oikeus henkilökohtaiseen, erityiseen tilanteeseensa perustuen milloin tahansa vastustaa henkilötietojensa käsittelyä silloinkin, kun käsittely perustuu yleistä etua koskevan tehtävän suorittamista tai Tilapalveluille kuuluvan julkisen vallan käyttämistä. Tässä tapauksessa tietoja voidaan käsitellä edelleen vain, jos käsittelyyn on olemassa huomattavan tärkeä ja perusteltu syy, joka voidaan osoittaa.

Oikeus tehdä valitus viranomaiselle (artikla 77)

Henkilöllä on oikeus tehdä valitus erityisesti vakinaisen asuin- tai työpaikkansa sijainnin mukaiselle valvontaviranomaiselle, jos hän katsoo, että henkilötietojen käsittelyssä rikotaan EU:n yleistä tietosuoja-asetusta (EU) 2016/679. Tämän lisäksi henkilöllä on oikeus käyttää muita hallinnollisia muutoksenhakukeinoja sekä oikeussuojakeinoja.
Henkilöllä on oikeus myös nostaa kanne rekisterinpitäjää tai henkilötietojen käsittelijä-organisaatiota vastaan, jos hän katsoo oikeuksiaan loukatun sen takia, ettei hänen henkilötietojensa käsittelyssä ole noudatettu tietosuoja-asetusta.
Kuinka oikeudet toteutetaan?

 

Ottakaa yhteyttä Tilapalveluiden tietosuojavastaavaan tai rekisterin yhteyshenkilöön.

Tietosuojavastaava:

Antti Räsänen
ICT-vastaava
040 306 3145
etunimi.sukunimi@tampere.fi

Helpdesk 040 703 4999 Helpdesk sähköposti Yhteystiedot